Intitulé du poste : Assistante à la direction de I²L
Lieu de travail : Institut en Innovation Logistique (I²L)
Rattachement hiérarchique : Directeur de l’I²L
Type de contrat : CDI
Mission principale :
L’Assistant(e) à la Direction assiste le Directeur de I²L dans la gestion de son agenda, l’organisation de ses déplacements et réunions, ainsi que dans la préparation des documents et présentations nécessaires. Il/elle assure également l’accueil des visiteurs, la gestion des communications (téléphoniques et électroniques), et contribue à la bonne coordination des activités administratives.
Responsabilités et tâches :
1. Gestion de l’agenda du directeur :
- Planification et organisation des rendez-vous professionnels.
- Mise à jour régulière de l’agenda et gestion des priorités.
- Coordination des rendez-vous internes et externes.
2. Organisation des déplacements et des réunions :
- Organisation logistique des déplacements (réservations de transport, hébergement, etc.).
- Préparation des ordres de mission et gestion des notes de frais.
- Planification et organisation des réunions (réservation de salles, gestion des invitations, etc.).
- Préparation des dossiers de réunion.
3. Préparation des documents et des présentations pour le directeur :
- Rédaction et mise en forme des documents officiels (rapports, courriers, comptes rendus, etc.).
- Conception de présentations PowerPoint pour des réunions internes et externes.
- Suivi et mise à jour des documents administratifs.
4. Accueil des visiteurs et gestion des communications téléphoniques et électroniques :
- Accueil physique des visiteurs et orientation selon les besoins.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.
- Traitement des courriels et réponse aux demandes de renseignements.
- Gestion du courrier postal et électronique.
5. Support administratif général :
- Gestion des fournitures de bureau et suivi des commandes.
- Suivi des dossiers administratifs et archivage.
- Coordination avec les autres services de l’unité de formation pour assurer la fluidité des opérations.
Profil recherché :
Formation : Bac+2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
Expérience : Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
· Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes compétences en gestion du temps et organisation.
- Bonne capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
- Gestion des priorités et sens de la confidentialité.
- Compétences comportementales : Autonomie et rigueur, Sens du service et bon relationnel, Discrétion et sens de la confidentialité, Réactivité et capacité à travailler sous pression.
Conditions de travail : A discuter.
Candidature :
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer à l’adresse suivante : [email protected]
